Spanish Financial Assistance Policy | POLÍTICA DE ASISTENCIA FINANCIERA

PROPÓSITO:

Como parte de nuestra misión, en Rothman Orthopaedic Specialty Hospital, L.L.C. (“ROSH”) nos esforzamos para ser un hospital especializado, innovador y dedicado a las necesidades de la comunidad en la que prestamos nuestros servicios. Como instalación especializada en el sistema músculoesquelético, nos esforzamos para brindar servicios de atención médica eficientes, de alta calidad y rentables. ROSH se compromete a tratar a los pacientes con dignidad y consideración, independientemente de sus circunstancias financieras.

La Política de Asistencia Financiera (PAF) detallará las políticas, las prácticas y los procedimientos de asistencia financiera de ROSH. Esta política incluirá toda la información necesaria de acuerdo con el Código de Ingresos Internos (IRC, por sus siglas en inglés), Artículo §501(r) y con la ley federal, estatal y local aplicable.

POLÍTICA:

De acuerdo con esta PAF, ROSH se compromete a brindar asistencia financiera para los servicios de atención médica necesarios por razones médicas a los pacientes que no tengan seguro, que tengan un seguro insuficiente, que no sean elegibles para la asistencia gubernamental o que de algún otro modo no puedan pagar los servicios sobre la base de su situación financiera particular.

ROSH considera la capacidad de cada paciente para pagar sus servicios de emergencia o de atención por razones médicas y ofrece asistencia financiera a los pacientes que residen en su área de servicio principal, que cumplan los criterios de elegibilidad aquí descriptos. Asimismo, ROSH, en limitadas circunstancias, brinda asistencia financiera a aquellos que califican para los estándares de indigencia médica que se establecen en la presente política.

ROSH es un hospital especializado y no cuenta con un departamento de emergencia ni con capacidades especializadas que resulten apropiadas para aceptar transferencias de personas que necesiten tratamiento estabilizador para una condición médica de emergencia. Sin embargo, ROSH ha establecido una política de atención médica escrita que aborda cómo evalúa las emergencias, brinda tratamiento inicial y deriva o transfiere a una persona a otro establecimiento, de ser apropiado, de acuerdo con las reglamentaciones de la Emergency Medical Treatment and Labor Act (“EMTALA”). Asimismo, los pacientes que busquen atención de emergencia en ROSH no están sujetos a una evaluación financiera antes de recibir atención. Los pacientes no serán sometidos a actividades de recaudación de deudas que interferirían con la atención médica de emergencia. El otorgamiento de la asistencia financiera no tendrá en cuenta la edad, el sexo, la raza, la condición social o de inmigración, la orientación sexual ni la afiliación religiosa. ROSH operará de acuerdo con todos los requisitos federales, estatales y locales para brindar servicios de salud, incluidos los requisitos de detección y transferencia en virtud de la EMTALA.

Tenga en cuenta que no todos los servicios de atención médica necesarios por razones médicas suministrados dentro del hospital de ROSH son brindados por empleados de ROSH. Por lo tanto, es posible que no se encuentren cubiertos en virtud de esta PAF. Consulte el Apéndice A para obtener una lista de proveedores contratados que brindan servicios médicos necesarios por razones médicas dentro del hospital. Este apéndice indica cuáles proveedores están cubiertos en virtud de esta PAF y cuáles no. La lista de proveedores se revisará trimestralmente y se actualizará de ser necesario.

DEFINICIONES:

A los fines de esta PAF, los términos a continuación se definen de la siguiente manera:

Montos facturados habitualmente (“AGB”, por sus siglas en inglés): De acuerdo con el IRC §501(r)(5), en el caso de una emergencia u otra atención necesaria por razones médicas, a los pacientes elegibles en virtud de la PAF no se les cobrará más que a una persona que cuenta con seguro que cubre dicha atención.

Porcentaje de AGB: Porcentaje de cargos brutos que un hospital utiliza para determinar el AGB para una emergencia u otra atención necesaria por razones médicas que brinde a una persona elegible para la asistencia en virtud de la PAF.

Periodo de aplicación: El periodo de tiempo durante el cual una persona puede solicitar asistencia financiera. De acuerdo con el IRC §501(r)(6), una persona tiene hasta 240 días a partir de la fecha en la que recibe el primer estado de facturación después del alta para solicitar la asistencia financiera.

Criterios de elegibilidad: Criterios establecidos en esta PAF (y avalados por el procedimiento) utilizados para determinar si un paciente califica para la asistencia financiera.

Acciones de cobro extraordinarias:

1. Vender la deuda de una persona a otra parte
2. Denunciar información adversa a agencias de informes crediticios de consumidores u oficinas de crédito.
3. Diferir, negar o requerir el pago antes de brindar servicios de atención médica necesarios por razones médicas debido a la falta de pago de una persona de una o más facturas por la atención suministrada con anterioridad cubierta en virtud de esta política.
4. Acciones que requieren de un proceso legal o judicial, incluidas, entre otras, las siguientes:

1. • Colocar un gravamen en un bien;
   • Embargar la cuenta bancaria de una persona o cualquier otro bien personal;
   • Iniciar una acción civil;
   • Provocar el arresto de una persona;
   • Causar que una persona quede sujeta a una orden de arresto;
   • Embargar el sueldo.

Asistencia financiera: De acuerdo con esta PAF, la asistencia financiera le brinda al paciente servicios gratuitos o con descuento de atención médica de emergencia o necesaria por razones médicas si cumplen con los criterios establecidos y son elegibles.

Elegibilidad según la PAF: Personas elegibles para asistencia financiera total o parcial en virtud de esta política.

Pautas federales de pobreza (“FPG”, por sus siglas en inglés): Medida de nivel de ingresos emitida anualmente por el Departamento de Salud y Servicios Humanos. ROSH utiliza las FPG para determinar la elegibilidad para la asistencia financiera.

Cargos brutos: Precio establecido total del hospital para la atención médica que se cobra de manera consistente y uniforme a los pacientes antes de aplicar subsidios, descuentos o deducciones.

Atención necesaria por razones médicas: Un servicio, artículo, procedimiento o nivel de atención necesario para el tratamiento o manejo correcto de una enfermedad, lesión o discapacidad es aquel que:

1. Prevendrá, o se espera razonablemente que prevenga, el inicio de una enfermedad, condición, lesión o discapacidad.
2. Reducirá, o se espera razonablemente que reduzca, o mejorará los efectos físicos, mentales o de desarrollo de una enfermedad, condición, lesión o discapacidad.
3. Ayudará al destinatario a lograr o mantener la capacidad funcional máxima para realizar actividades diarias, considerando tanto la capacidad funcional del destinatario como las capacidades funcionales apropiadas en destinatarios de la misma edad.

Periodo de notificación: Periodo de 120 días, que comienza en la fecha del primer estado de facturación después del alta, en el que no puede iniciarse ninguna Acción de cobro extraordinaria (ECA) contra el paciente.

Resumen en lenguaje simple (“PLS”, por sus siglas en inglés): Declaración escrita que notifica a la persona que ROSH ofrece asistencia financiera en virtud de esta PAF y brinda información adicional de manera clara, concisa y fácil de comprender.

Área de servicio principal: Áreas próximas al hospital en las que residen más de la mitad de los pacientes. De acuerdo con la última Evaluación de necesidades de la comunidad realizada por ROSH, esta incluye las comunidades de los condados de Bucks, Montgomery y Filadelfia que se suman en 6 regiones geográficamente continuas definidas por códigos postales.

Seguro insuficiente: El paciente tiene un nivel de seguro o asistencia de tercero pero aún así tiene gastos de desembolso personal que superan sus capacidades financieras.

No asegurado: El paciente no tiene ningún nivel de seguro ni asistencia de tercero que lo ayude a cumplir sus obligaciones de pago.

CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD DE ASISTENCIA FINANCIERA:

Los pacientes cuyos ingresos no exceden el 200 % de las pautas federales de pobreza son elegibles para la cobertura de asistencia financiera al 100 %. Las FPG son emitidas anualmente en el Registro Federal por el Departamento de Salud y Servicios Humanos. Las últimas FPG pueden encontrarse en el siguiente sitio web: https://aspe.hhs.gov/poverty-guidelines

Cada paciente que solicite asistencia financiera debe realizar un esfuerzo de buena fe, tal como lo determina el hospital, para obtener cobertura de los programas de asistencia pública disponibles tales como:

1. 1. Medicare
   2. Medicaid
   3. Vocational rehabilitation
   4. Victims of Crime
   5. Children Special Services
   6. Church program

Los pacientes que se rehúsen a solicitar o seguir las postulaciones para otra asistencia no serán elegibles para la asistencia financier.

BASE PARA CALCULAR LOS MONTOS COBRADOS A LOS PACIENTES:

De acuerdo con el IRC §501(r)(5), ROSH utiliza el método de actualización para calcular el AGB. El % del AGB se calcula anualmente dividiendo la suma del monto de todos sus reclamos de atención de emergencia u otra atención necesaria por razones médicas permitidos por Medicare durante un periodo de 12 meses, por los cargos brutos relacionados con dichos reclamos. El % de AGB resultante se aplica a los cargos brutos para determinar el AGB.

El porcentaje de AGB calculado, así como también una descripción del cálculo, está disponible sin cargo a solicitud llamando a la Oficina de Facturación al (215) 244-7481.

No se le cobrará más que el AGB a ninguna persona que se considere elegible para la asistencia financiera en virtud de esta PAF por servicios médicos necesarios por razones médicas. A toda persona elegible según la PAF siempre se le cobrará el importe menor entre el AGB o cualquier descuento disponible en virtud de esta política.

Tenga en cuenta que, de acuerdo con esta política, las personas que se consideran elegibles según la PAF recibirán asistencia financiera total de parte del hospital. Por lo tanto, el descuento que se ofrece en virtud de esta política excederá el AGB para las personas elegibles según la PAF. Sin embargo, de acuerdo con el IRC §501(r), ROSH realiza un cálculo del AGB anualmente a fin de garantizar que el hospital cumpla en su totalidad con estas reglamentaciones.

PROCEDIMIENTOS:

Cómo solicitar asistencia financiera

Para ser considerados para la asistencia financiera, los pacientes que creen ser elegibles deben completar un Formulario de solicitud de asistencia financiera (la “Solicitud”) y adjuntar toda la documentación de respaldo aplicable.

Se requerirá verificación de ingresos con uno o más de los siguientes puntos: talón de pago, formularios W-2, declaraciones fiscales, declaración escrita del empleador y cualquier otra documentación relevante.  Otra documentación requerida incluye, entre otras, copias de los siguientes puntos:

1. • Facturas médicas
   • Facturas de servicios públicos
   • Talones de pago de automóvil
   • Recibos de alquiler
   • Extractos bancarios
   • Recibos de alimentos/manutención infantil
   • Recibos de asistencia gubernamental
   • Otras declaraciones de ingresos/inversiones (por ej., 401K)

Cómo obtener una solicitud:

Los pacientes que deseen solicitar la asistencia financiera ofrecida en virtud de esta PAF pueden obtener una Solicitud en nuestro sitio web: http://rothmanorthohospital.com/for-patients/financial-assistance/

Las Solicitudes pueden pedirse llamando a la Oficina de Facturación al (215) 244-7481.

También hay copias impresas disponibles sin cargo en la Mesa de registro de Rothman Orthopaedic Specialty Hospital ubicada en:

Rothman Orthopaedic Specialty Hospital
Registration Desk
3300 Tillman Drive
Bensalem, PA 19020

Todas las solicitudes completadas puedendejarse o enviarse por correo a:

Attn: Billing Office
Rothman Orthopaedic Specialty Hospital
3300 Tillman Drive
Bensalem, PA 19020

Proceso de solicitud

Los asociados de la Oficina comercial (“asociado”) están disponibles para ayudar a los pacientes con sus Solicitudes. Las solicitudes pueden completarse personalmente con un asociado o individualmente y enviarse a un asociado para su revisión y procesamiento. Se ofrece asistencia en persona en la Mesa de registro de lunes a viernes de 8 a.m. a 4 p.m.

Si necesita información acerca de la PAF, o si necesita ayuda para completar esta solicitud, comuníquese con la Oficina de Facturación telefónicamente al (215) 244-7481 o visite la Mesa de registro de Rothman Orthopaedic Specialty Hospital ubicada en 3300 Tillman Drive, Bensalem, PA 19020.

Proceso de aprobación

Antes de ser evaluados para la asistencia financiera, los postulantes deben ser evaluados para determinar su elegibilidad potencial para cualquier beneficio de seguro o programa de asistencia médica de terceros que pueda pagar la factura del hospital. Los pacientes no se considerarán elegibles para la asistencia financiera en virtud de esta PAF hasta que se determine que no son elegibles para ningún otro programa de asistencia médica (es decir, Medicaid, Medicare, etc.).

Proceso para solicitudes incompletas:

Si una Solicitud de asistencia financiera se encuentra incompleta y no se puede tomar una determinación inmediata de elegibilidad según la PAF, ROSH notificará al paciente y solicitará información adicional del postulante dentro de los 30 días. ROSH notificará al postulante por escrito describiendo la información/documentación adicional necesaria para tomar una determinación de elegibilidad PAF. El paciente tendrá 30 días adicionales para suministrar la información/documentación solicitada. Durante este tiempo, ROSH o cualquier tercero que actúe en su representación, suspenderá toda acción de cobro extraordinaria (ECA) realizada para obtener el pago hasta que se tome una determinación de elegibilidad según la PAF.

Proceso para solicitudes completadas:

Una vez que se recibe una Solicitud completada, ROSH:

1. • Suspenderá toda ECA relacionada con la persona (cualquier tercero que represente a ROSH también suspenderá toda ECA realizada);
   • Tomará y documentará una determinación de elegibilidad según la PAF de manera oportuna; y
   • Notificará a la parte o la persona responsable por escrito acerca de la determinación y los fundamentos de la determinación.

La persona que se considere elegible para recibir la asistencia financiera será notificada por escrito sobre la determinación favorable. De acuerdo con el IRC §501(r), ROSH también:

1. • Brindará un estado de facturación que indique el monto que adeuda la persona elegible según PAF, cómo se determinó el monto y cómo puede obtenerse la información del AGB, en caso de corresponder;
   • Reembolsará todo pago en exceso realizado por la persona; y
   • Trabajará con terceros que representen a ROSH a fin de tomar todas las medidas disponibles razonables para revertir cualquier ECA tomada previamente contra el paciente para cobrar la deuda.

El Vicepresidente de Finanzas debe aprobar todas las solicitudes de asistencia financiera e indigencia médica. Se notificará por escrito a los pacientes una vez que ROSH tome una determinación de asistencia financiera. Deberá tomarse una determinación de elegibilidad según la PAF dentro de los 30 días de la recepción de la Solicitud de la PAF completada por el paciente.

Tenga en cuenta que la aprobación de una Solicitud no se considerará una aprobación de algunas o todas las cuentas futuras. Cada solicitud requerirá nueva información de verificación que se considerará para la asistencia financiera.

La Solicitud completada, incluida toda documentación de respaldo aplicable, debe devolverse a la Oficina Comercial para la conciliación de cuentas y la cancelación apropiada aplicada a la cuenta antes del cierre del mes contable.  Las cancelaciones deben realizarse utilizando el código de cancelación de asistencia financiera apropiado.

Si un paciente no califica para la asistencia médica mediante la asistencia del estado o financiera de acuerdo con la presente PAF, consulte FINBO.06 – Descuentos para pagos particulares, personas sin seguro y aseguradoras no contratadas.

ROSH se reserva el derecho a revertir la aprobación de la asistencia financiera si se determina con posterioridad que la información suministrada por el paciente en su Solicitud fue falsificada o es una compensación por servicios obtenidos de otra fuente.

DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS DE ASISTENCIA FINANCIERA Y PUBLICACIÓN GENERAL DE LA DISPONIBILIDAD DE ASISTENCIA FINANCIERA:

La PAF, la Solicitud y el PLS están disponibles en línea en el siguiente sitio web: http://rothmanorthohospital.com/for-patients/financial-assistance/

Asimismo, hay copias impresas disponibles de la PAF, la Solicitud y el PLS a solicitud y sin cargo por correo y en la Mesa de registro y dentro de la Oficina de facturación ubicada en 3300 Tillman Drive Bensalem, PA 19020.

Se les ofrecerá a todos los pacientes de ROSH una copia del PLS como parte del proceso de admisión.

Se publicarán carteles o indicadores que informen a los pacientes acerca de la disponibilidad de la asistencia financiera en lugares públicos y visibles, incluidas las áreas de registro.

ROSH realizará los esfuerzos razonables para informar a los miembros de la comunidad acerca de la disponibilidad de la asistencia financiera.

La PAF, la Solicitud y el PLS de ROSH están disponibles en inglés y en el idioma principal de las poblaciones con conocimientos limitados del idioma inglés (LEP, por su siglas en inglés) que representen 1.000 personas o el 5 % de la comunidad a la que se brinda servicios, lo que sea menor, dentro del área de servicio principal de la organización.

Asimismo, los estados de facturación deberán incluir información acerca de la disponibilidad de la asistencia financiera, así como también información de contacto para las personas que consideran que pueden calificar.

POLÍTICA DE FACTURACIÓN Y COBRO

PROPÓSITO:

Establecer normas para garantizar un seguimiento de cobro sistemático, coherente y oportuno.

ALCANCE:

Todas las cuentas con saldos pendientes que no tengan los acuerdos de pago apropiados.

PROCEDIMIENTO:

Una vez que se procesa el reclamo del paciente por parte de su seguro, ROSH le enviará al paciente una factura indicando la responsabilidad del mismo. Asimismo, si un paciente no cuenta con cobertura de terceros, recibirá una factura que indique la responsabilidad del paciente. Este será el primer estado de facturación posterior al alta de los pacientes. La fecha de este estado dará inicio a los periodos de Solicitud y Notificación (definidos arriba).

Los estados del paciente se generarán a diario luego de la publicación de pago o semanalmente como mínimo. Las preferencias han sido predeterminadas en el sistema contable del paciente a fin de garantizar que los estados se generen en ciclos y que las cuentas responsabilidad del paciente tengan un estado que se genere mensualmente. Luego de que el paciente recibe el primer estado de facturación posterior al alta, ROSH enviará 2 estados adicionales (en intervalos de 30 días).

El Gerente de la Oficina Comercial o la persona designada realizará un seguimiento de los estados presentados con domicilios incorrectos o inválidos y contactará al paciente o al responsable de la cuenta.

El personal/Gerente de la Oficina Comercial realizará un seguimiento mediante llamadas telefónicas para cada cuenta con saldos pendientes.

En el caso de las Cuentas Vencidas de Seguro, las llamadas de seguimiento deben realizarse 30 días después de la fecha del servicio.  Se realizarán llamadas de seguimiento posteriores cada 14 días hasta que se pague el saldo.  Los saldos del seguro vencidos hace más de 90 días para los que la instalación no haya recibido razones válidas del pagador respecto de por qué los cargos no se han pagado pueden transferirse al estado de saldos vencidos del paciente y facturarse al paciente a discreción del Administrador o el Gerente de la Oficina Comercial.

En el caso de las cuentas vencidas del paciente, la llamada de seguimiento inicial debe realizarse 21 días después de la fecha de servicio para las cuentas de pagos particulares y después de la fecha en la que el monto se transfirió a la obligación del paciente si el monto se facturó inicialmente a un seguro primario. Deben realizarse llamadas de seguimiento posteriores cada 14 a 21 días hasta que se pague el saldo o hasta que se realicen arreglos de pago adecuados.

Si el pago no se recibe después de 90 días (a partir de la fecha del primer estado de facturación del paciente posterior al alta), ROSH enviará una carta para informar al paciente por escrito que la cuenta pasará a cobros si no se recibe el pago dentro de los 30 días de la fecha de la carta. El Gerente de la Oficina Comercial o la persona designada deberá garantizar que las cuentas responsabilidad del paciente tengan un mínimo de tres (3) estados generados al paciente antes de que se cancele la cuenta o se considere para su paso a una agencia de cobro. Asimismo, la carta incluirá todos las ECA (definidas arriba) que pueden realizarse luego de que la cuenta del paciente se haya pasado a cobros. La notificación escrita también incluirá una copia del PLS.

Todas las cuentas pendientes (saldos del seguro y saldos del paciente) con 120 días sin acuerdos de pago apropiados pueden delegarse a una agencia externa o considerarse para su paso a incobrables y enviarse a una agencia de cobro de acuerdo con la Política de provisiones para incobrables (FINBO.35). La siguiente información debe incluirse con las cuentas cuando se deleguen o envíen a una agencia de cobro:

1. 1. Impresión de pantalla de todos los memos de cobro
   2. Impresiones de pantalla de datos demográficos del paciente, datos de facturación, información de autorización de verificación del seguro, fechas de estados, etc.

Documentación

Se imprimirá un Balance de sumas y saldos cada 15 días y se trabajará en cada cuenta pendiente.

Se revisará el ordenador del cobrador a diario para garantizar que todo el seguimiento de la cuenta esté actualizado.

Todas las notas respecto de la comunicación escrita y/o verbal sobre la cuenta se guardarán en el archivo «comment» de la cuenta del paciente e incluirán lo siguiente:

1. 1. Fecha del trabajo de cobro
   2. Hora del trabajo de cobro
   3. N° de teléfono de contacto
   4. Nombre completo de contacto
   5. Ubicación del contacto (hogar, trabajo, empleador, aseguradora)
   6. Resumen completo de la conversación
   7. Próxima fecha de seguimiento sobre la base de las promesas de pago

Cumplimiento del IRC §501(r)(6)

De acuerdo con el IRC §501(r)(6), ROSH no realiza ninguna ECA antes del vencimiento del Periodo de Notificación. Luego de dicho periodo, ROSH, o cualquier tercero en su representación, puede iniciar las siguientes ECA contra un paciente por un saldo impago si no se ha tomado una determinación de elegibilidad según PAF o si la persona no es elegible para la asistencia financiera.

1. • Denunciar información adversa sobre la persona a las agencias de informes crediticios del consumidor o las oficinas de crédito; y
   • Colocar un gravamen en el bien de una persona.

ROSH puede autorizar a terceros a iniciar las ECA incluidas arriba sobre las cuentas del paciente en mora luego del Periodo de Notificación. ROSH, y terceros en su representación, no participa de ninguna otra ECA definida en el IRC §501(r)(6).

ROSH garantizará que se hayan realizado esfuerzos razonables para determinar si una persona es elegible para la asistencia financiera en virtud de esta PAF y tomará las siguientes medidas al menos 30 días antes de iniciar una ECA:

1. 1. El paciente recibirá una notificación escrita que:
      1. indique que la asistencia financiera está disponible para los pacientes elegibles;
      2. identifique la ECA que ROSH intenta iniciar para obtener el pago por la atención; y
      3. especifique una fecha límite después de la cual la ECA mencionada puede iniciarse.
   2. El paciente ha recibido una copia del PLS con la presente notificación escrita; y
      1. Se han realizado esfuerzos razonables para notificar oralmente a la persona sobre la PAF y sobre cómo puede obtener asistencia con el proceso de Solicitud de asistencia financiera.

ROSH, y cualquier proveedor externo que lo represente, aceptará y procesará todas las Solicitudes de asistencia financiera disponibles en virtud de esta política presentadas durante el periodo de Solicitud.

ROSH no aplicará medidas de cobro contra ninguna persona elegible para la asistencia financiera en virtud de esta política ni llevará a cabo acciones de cobro extraordinarias contra ninguna persona sin antes realizar esfuerzos razonables para determinar si el paciente es elegible para la asistencia financiera. El Vicepresidente de Finanzas determinará si se realizaron esfuerzos razonables.

Apéndice A:

Lista de proveedores de Rothman Orthopaedic Specialty Hospital

No se les exige a los médicos contratados ni a algunos otros proveedores de atención médica que prestan servicios dentro de Rothman Orthopaedic Specialty Hospital que sigan esta Política de Asistencia Financiera.

A continuación ofrecemos una lista de proveedores, por especialidad, que brindan servicios de atención médica necesarios por razones médicas dentro del hospital.

Lista de proveedores que no están cubiertos en virtud de la Política de asistencia financiera:

• Anestesiología
• Cardiología
• Enfermedades infecciosas
• Medicina interna
• Medicamentos para el dolor
• Patología
• Medicina física/rehabilitación
• Podología
• Oncología radioterápica
• Medicina del deporte
• Cirujanos (ortopédicos, neurológicos, vasculares)
• Urología

Actualmente no hay ningún médico/proveedor contratado que brinde servicios dentro del hospital y que se encuentre cubierto en virtud de esta PAF.